• Kebijakan Privasi ini berlaku terhadap data yang diproses melalui Aplikasi AEC HRIS dan sistem pendukung yang terhubung dengan Aplikasi.
• Aplikasi dan sistem pendukungnya dikelola oleh PT Alat Bantu Dengar Indonesia dan/atau penyedia layanan teknologi yang ditunjuk oleh Perusahaan.
• Kebijakan Privasi ini mengatur pengumpulan, penggunaan, penyimpanan, perlindungan, pengungkapan, pemindahan, dan penghapusan data yang berkaitan dengan Pengguna.
• Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini untuk menyesuaikan perubahan fitur Aplikasi, kebijakan Perusahaan, teknologi, keamanan, atau peraturan yang berlaku.
• Perubahan Kebijakan Privasi akan diberitahukan melalui Aplikasi, surat elektronik, pengumuman internal, atau media komunikasi resmi Perusahaan lainnya.

• Akun AEC HRIS dibuat, disediakan, atau diaktifkan oleh Perusahaan berdasarkan data kepegawaian dan kewenangan Pengguna.
• Pengguna tidak melakukan pendaftaran sebagai pengguna umum. Aplikasi hanya dapat digunakan oleh karyawan atau pihak yang telah diberikan akses resmi oleh Perusahaan.
• Data akun dapat meliputi nama, nomor induk karyawan, alamat surel, nomor telepon, jabatan, departemen, cabang, lokasi kerja, status kepegawaian, dan informasi terkait pekerjaan lainnya.
• Pengguna wajib menjaga kerahasiaan kata sandi, kode verifikasi, token autentikasi, dan informasi keamanan akun lainnya.
• Pengguna wajib segera melaporkan kepada bagian Human Resources atau Information Technology apabila akun atau perangkat diketahui atau diduga telah digunakan oleh pihak lain tanpa izin.

Sesuai dengan fitur yang digunakan, Kami dapat memperoleh dan memproses kategori informasi berikut:

• Data identitas dan akun
  • Nama lengkap.
  • Nomor induk karyawan.
  • Alamat surel.
  • Nomor telepon.
  • Foto profil.
  • Nama pengguna dan informasi autentikasi akun.
• Data kepegawaian
  • Status kepegawaian.
  • Jabatan dan level jabatan.
  • Departemen atau unit kerja.
  • Cabang dan lokasi kerja.
  • Atasan atau jalur pelaporan.
  • Jadwal kerja dan shift.
  • Tanggal mulai bekerja dan informasi hubungan kerja lainnya.
• Data absensi dan kehadiran
  • Tanggal dan waktu absensi masuk.
  • Tanggal dan waktu absensi pulang.
  • Status kehadiran.
  • Jadwal atau shift kerja.
  • Catatan keterlambatan atau pulang lebih awal.
  • Riwayat absensi.
  • Data koreksi kehadiran.
  • Keterangan yang diberikan dalam proses absensi.
• Data lokasi
  • Koordinat lokasi perangkat pada saat proses absensi.
  • Jarak perangkat dari lokasi kerja yang telah ditentukan.
  • Informasi kecocokan lokasi dengan area atau radius absensi.
  • Waktu ketika lokasi diperoleh.
• Foto dan dokumen
  • Foto selfie atau foto bukti absensi.
  • Foto atau dokumen pendukung pengajuan izin.
  • Surat dokter atau dokumen pendukung pengajuan sakit.
  • Dokumen pendukung koreksi kehadiran.
  • Dokumen lain yang diminta berdasarkan prosedur Perusahaan.
• Data izin, cuti, dan sakit
  • Jenis pengajuan.
  • Tanggal mulai dan berakhirnya pengajuan.
  • Alasan atau keterangan pengajuan.
  • Status dan riwayat persetujuan.
  • Nama pihak yang memberikan persetujuan.
  • Catatan atau tanggapan dari pihak yang berwenang.
  • Informasi kesehatan yang tercantum pada surat dokter atau dokumen yang diunggah oleh Pengguna.
• Informasi perangkat dan teknis
  • Jenis dan model perangkat.
  • Versi sistem operasi.
  • Versi Aplikasi.
  • Alamat Internet Protocol atau IP.
  • Identifikasi perangkat atau instalasi Aplikasi.
  • Status koneksi internet.
  • Token notifikasi perangkat.
  • Waktu akses dan riwayat aktivitas sistem.
  • Log kesalahan, gangguan, dan informasi diagnostik.
• Informasi komunikasi
  • Laporan kendala atau permintaan bantuan.
  • Pengaduan yang disampaikan kepada Human Resources atau Information Technology.
  • Riwayat komunikasi terkait penggunaan Aplikasi.

Kami hanya memproses data yang relevan dan diperlukan untuk menjalankan fungsi Aplikasi, administrasi kepegawaian, keamanan sistem, serta pelaksanaan hak dan kewajiban dalam hubungan kerja.

• Data diberikan oleh Pengguna ketika menggunakan Aplikasi, mengisi formulir, melakukan absensi, mengajukan izin, mengunggah dokumen, atau menghubungi Perusahaan.
• Data diperoleh dari sistem kepegawaian, data induk karyawan, atasan, bagian Human Resources, atau unit lain yang berwenang.
• Data tertentu diperoleh secara otomatis dari perangkat pada saat Pengguna menggunakan Aplikasi, seperti informasi perangkat, waktu akses, alamat IP, catatan aktivitas, dan data lokasi ketika fitur absensi dijalankan.
• Data dapat diperoleh dari penyedia layanan teknologi yang digunakan untuk mendukung autentikasi, penyimpanan, notifikasi, keamanan, pemantauan gangguan, atau fungsi teknis lainnya.

Kami dapat menggunakan dan memproses informasi Pengguna untuk tujuan:

• Membuat, mengaktifkan, mengelola, dan mengamankan akun Pengguna.
• Memverifikasi identitas dan kewenangan Pengguna.
• Mencatat dan memverifikasi absensi masuk dan pulang.
• Memastikan absensi dilakukan pada waktu dan lokasi yang sesuai dengan ketentuan Perusahaan.
• Memproses pengajuan izin, cuti, sakit, koreksi kehadiran, dan layanan kepegawaian lainnya.
• Menjalankan proses pemeriksaan dan persetujuan oleh atasan, Human Resources, manajemen, atau pejabat yang berwenang.
• Menampilkan riwayat kehadiran dan informasi kepegawaian kepada Pengguna.
• Melakukan penghitungan, pencatatan, pelaporan, dan evaluasi administrasi kepegawaian.
• Mendukung pemenuhan hak dan kewajiban Pengguna serta Perusahaan dalam hubungan kerja.
• Mengirimkan notifikasi mengenai absensi, status pengajuan, persetujuan, pengumuman, dan informasi resmi Perusahaan.
• Mencegah, mendeteksi, memeriksa, dan menangani penyalahgunaan akun, manipulasi absensi, pemalsuan lokasi, penipuan, serta pelanggaran lainnya.
• Menjaga keamanan Aplikasi, akun, server, basis data, dan jaringan.
• Menganalisis gangguan, memperbaiki kesalahan, dan meningkatkan fungsi serta kinerja Aplikasi.
• Menjalankan audit internal, pemeriksaan, investigasi, atau penyelesaian perselisihan.
• Memenuhi peraturan perundang-undangan, perintah pengadilan, atau permintaan resmi dari instansi yang berwenang.

Aplikasi dapat meminta izin tertentu pada perangkat untuk menjalankan fitur yang dipilih oleh Pengguna.

• Akses internet dan status jaringan
  Digunakan untuk menghubungkan Aplikasi dengan server, mengirim data absensi dan pengajuan, menerima informasi, serta mendeteksi gangguan koneksi.
• Akses lokasi
  Digunakan untuk memperoleh koordinat perangkat dan memverifikasi bahwa proses absensi dilakukan dari lokasi atau radius kerja yang telah ditentukan.
• Akses lokasi digunakan ketika Pengguna membuka dan menjalankan fitur absensi atau fitur lain yang secara jelas membutuhkan lokasi.
• Aplikasi tidak menggunakan data lokasi untuk periklanan dan tidak menjual data lokasi Pengguna kepada pihak lain.
• Akses kamera
  Digunakan untuk mengambil foto selfie sebagai bukti absensi atau mengambil foto dokumen pendukung.
• Akses foto atau media
  Digunakan apabila Pengguna memilih dokumen atau gambar dari perangkat untuk mendukung pengajuan izin, sakit, atau koreksi kehadiran.
• Akses notifikasi
  Digunakan untuk menyampaikan status pengajuan, hasil persetujuan, informasi absensi, pengumuman, dan informasi resmi lainnya.

Pengguna dapat mengatur izin melalui pengaturan perangkat. Apabila izin yang diperlukan tidak diberikan, fitur terkait mungkin tidak dapat digunakan atau tidak dapat berjalan secara optimal.

Sebelum meminta izin untuk mengakses data pribadi atau sensitif, Aplikasi dapat menampilkan penjelasan mengenai data yang akan diakses dan tujuan penggunaannya.

• Data lokasi diperoleh untuk memverifikasi lokasi Pengguna pada saat melakukan absensi.
• Data lokasi dapat dibandingkan dengan koordinat dan radius lokasi kerja yang telah ditentukan oleh Perusahaan.
• Data lokasi bukan digunakan untuk memantau seluruh pergerakan Pengguna di luar proses absensi.
• Foto selfie digunakan sebagai bukti pendukung bahwa absensi dilakukan oleh pemilik akun yang bersangkutan.
• Foto dan data lokasi dapat diperiksa oleh atasan, Human Resources, administrator, auditor, atau pihak yang memiliki kewenangan untuk melakukan verifikasi kehadiran.
• Data lokasi dan foto absensi dapat digunakan dalam pemeriksaan apabila ditemukan ketidaksesuaian, dugaan manipulasi, atau perselisihan mengenai catatan kehadiran.

• Pengguna dapat diminta mengunggah surat dokter atau dokumen kesehatan lainnya sebagai bukti pendukung pengajuan sakit.
• Dokumen kesehatan hanya digunakan untuk memeriksa dan memproses pengajuan yang berkaitan dengan ketidakhadiran karena sakit serta administrasi kepegawaian terkait.
• Akses terhadap dokumen kesehatan dibatasi kepada pihak yang memiliki kewenangan dan kebutuhan sesuai tugasnya.
• Pengguna diminta untuk tidak mengunggah informasi kesehatan yang tidak relevan atau tidak diperlukan untuk pengajuan.
• Kami tidak menggunakan informasi kesehatan untuk periklanan atau memperjualbelikannya kepada pihak lain.

Kami tidak menjual atau menyewakan data pribadi Pengguna. Data dapat diakses atau diungkapkan secara terbatas kepada:

• Atasan, supervisor, manajer, Human Resources, manajemen, dan pejabat Perusahaan yang memiliki kewenangan.
• Tim Information Technology, administrator sistem, keamanan informasi, dan petugas pendukung Aplikasi.
• Auditor internal atau eksternal sesuai kebutuhan pemeriksaan dan kewajiban kerahasiaan.
• Penyedia layanan hosting, penyimpanan data, pengiriman notifikasi, autentikasi, pemantauan gangguan, pencadangan, dan layanan teknologi lainnya yang mendukung pengoperasian Aplikasi.
• Konsultan profesional, penasihat hukum, atau pihak lain yang membantu Perusahaan dalam melaksanakan kewajiban hukum.
• Pengadilan, aparat penegak hukum, instansi pemerintah, atau pihak berwenang lainnya apabila diwajibkan berdasarkan ketentuan hukum atau permintaan resmi yang sah.

Penyedia layanan hanya diperbolehkan mengakses dan memproses data sesuai instruksi, kebutuhan layanan, kewajiban kerahasiaan, dan ketentuan yang berlaku.

• Data dapat disimpan pada server, basis data, sistem pencadangan, atau layanan penyimpanan yang dikelola oleh Perusahaan maupun penyedia layanan yang ditunjuk.
• Data disimpan selama masih diperlukan untuk pelaksanaan hubungan kerja, administrasi kepegawaian, pembayaran hak karyawan, audit, keamanan, pemeriksaan, penyelesaian perselisihan, dan pemenuhan kewajiban hukum.
• Masa penyimpanan setiap kategori data dapat berbeda sesuai tujuan pemrosesan, kebijakan retensi data Perusahaan, dan peraturan yang berlaku.
• Foto absensi, dokumen izin, surat dokter, atau dokumen pendukung dapat dihapus atau diarsipkan setelah masa retensinya berakhir dan tidak lagi diperlukan.
• Berakhirnya hubungan kerja atau penonaktifan akun tidak selalu menyebabkan seluruh data kepegawaian langsung dihapus karena sebagian data mungkin perlu disimpan untuk memenuhi kewajiban administrasi, audit, pembuktian, dan hukum.
• Setelah masa retensi berakhir, data akan dihapus, dimusnahkan, dianonimkan, atau tidak lagi dapat dikaitkan dengan Pengguna, sesuai prosedur Perusahaan.

• Kami menerapkan langkah teknis dan organisasional yang wajar untuk melindungi data dari akses, penggunaan, perubahan, pengungkapan, kehilangan, atau perusakan yang tidak sah.
• Upaya keamanan dapat mencakup autentikasi akun, pembatasan hak akses, pengamanan transmisi data, pencatatan aktivitas, pencadangan, pembaruan sistem, pemantauan keamanan, dan prosedur internal.
• Akses data diberikan berdasarkan tugas, jabatan, kewenangan, dan kebutuhan pihak yang bersangkutan.
• Pengguna bertanggung jawab menjaga keamanan perangkat, kata sandi, kode verifikasi, dan akun yang digunakan untuk mengakses Aplikasi.
• Tidak ada sistem elektronik atau transmisi melalui internet yang sepenuhnya bebas dari risiko. Oleh karena itu, Kami tidak dapat menjamin keamanan mutlak, tetapi akan melakukan upaya yang wajar untuk mengurangi risiko tersebut.
• Apabila terjadi insiden keamanan atau kegagalan pelindungan data, Kami akan melakukan penanganan dan pemberitahuan sesuai dengan tingkat risiko serta ketentuan peraturan yang berlaku.

Berdasarkan ketentuan yang berlaku dan sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban hukum atau administrasi kepegawaian, Pengguna dapat:

• Meminta informasi mengenai data pribadi yang diproses oleh Perusahaan.
• Meminta akses terhadap data pribadi miliknya.
• Meminta perbaikan atau pembaruan terhadap data yang tidak akurat.
• Meminta penghentian, pembatasan, penghapusan, atau pemusnahan data tertentu apabila memenuhi persyaratan yang berlaku.
• Menarik persetujuan apabila pemrosesan tertentu didasarkan pada persetujuan, dengan memahami bahwa penarikan tersebut dapat memengaruhi fungsi Aplikasi.
• Mengajukan keberatan atau keluhan mengenai pemrosesan data pribadi.
• Meminta penjelasan mengenai penggunaan dan pengungkapan data pribadi.

Permintaan akan diperiksa terlebih dahulu. Kami dapat menolak, membatasi, atau menunda permintaan apabila data masih diperlukan untuk pelaksanaan hubungan kerja, kewajiban hukum, hak pihak lain, keamanan, investigasi, audit, atau kepentingan sah lainnya yang diperbolehkan oleh hukum.

• Akun AEC HRIS merupakan akun internal yang dibuat dan dikelola oleh Perusahaan, bukan akun publik yang dibuat sendiri oleh Pengguna.
• Pengguna dapat meminta penonaktifan akun melalui bagian Human Resources atau Information Technology apabila terdapat alasan yang sah.
• Akun dapat dinonaktifkan ketika hubungan kerja berakhir, terjadi perubahan jabatan atau kewenangan, terdapat pelanggaran, atau berdasarkan keputusan Perusahaan.
• Penghapusan akun tidak selalu mengakibatkan penghapusan seluruh data kepegawaian yang berkaitan dengan Pengguna.
• Data yang wajib dipertahankan untuk administrasi hubungan kerja, penggajian, perpajakan, audit, investigasi, penyelesaian perselisihan, atau kewajiban hukum akan disimpan sesuai masa retensi yang berlaku.
• Permintaan penonaktifan akun, koreksi data, atau penghapusan data tertentu dapat disampaikan melalui kontak yang tercantum dalam Kebijakan Privasi ini.

• Aplikasi dapat menggunakan layanan pihak ketiga untuk hosting, penyimpanan, pencadangan, pengiriman notifikasi, autentikasi, pemantauan gangguan, atau fungsi teknologi lainnya.
• Layanan tersebut dapat memproses informasi perangkat, token notifikasi, alamat IP, data diagnostik, atau data lain yang diperlukan untuk menjalankan layanannya.
• Kami melakukan upaya yang wajar untuk menggunakan penyedia layanan yang memiliki standar keamanan dan pelindungan data yang memadai.
• Pemrosesan data oleh layanan pihak ketiga harus dicantumkan secara sesuai dalam informasi keamanan data Aplikasi dan tunduk pada ketentuan yang berlaku.

• AEC HRIS tidak ditujukan kepada anak-anak atau masyarakat umum. Aplikasi hanya diperuntukkan bagi karyawan atau pihak yang diberikan akses resmi oleh Perusahaan.
• Kami tidak dengan sengaja menyediakan layanan Aplikasi kepada anak yang tidak memiliki hubungan kerja atau kewenangan yang sah dari Perusahaan.
• Apabila diketahui terdapat data anak yang dikumpulkan secara tidak semestinya, laporan dapat disampaikan kepada Kami untuk dilakukan pemeriksaan dan tindakan yang diperlukan.

• Pengguna wajib memberikan informasi yang benar, akurat, lengkap, dan dapat dipertanggungjawabkan.
• Pengguna tidak diperkenankan mengunggah data pribadi milik pihak lain tanpa kewenangan atau dasar yang sah.
• Pengguna wajib memastikan dokumen dan foto yang diunggah relevan dengan tujuan pengajuan.
• Pengguna tidak diperkenankan melakukan manipulasi terhadap data absensi, lokasi, foto, waktu, atau dokumen pendukung.
• Pengguna wajib menjaga perangkat yang digunakan agar tidak diakses oleh pihak yang tidak berwenang.

• Kami dapat mengubah atau memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu.
• Tanggal pembaruan terbaru akan dicantumkan pada bagian atas Kebijakan Privasi.
• Perubahan penting akan diberitahukan melalui Aplikasi atau media komunikasi resmi Perusahaan.
• Apabila perubahan memerlukan persetujuan baru berdasarkan peraturan yang berlaku, Kami akan meminta persetujuan melalui mekanisme yang sesuai.

• Kebijakan Privasi ini diatur dan ditafsirkan berdasarkan hukum Republik Indonesia.
• Pemrosesan data pribadi dilakukan dengan memperhatikan ketentuan pelindungan data pribadi, ketenagakerjaan, sistem elektronik, dan peraturan lain yang berlaku.
• Perselisihan mengenai pemrosesan data akan diselesaikan terlebih dahulu secara musyawarah dan melalui mekanisme internal Perusahaan.

Apabila Pengguna memiliki pertanyaan, keluhan, permintaan akses, koreksi, penonaktifan akun, atau permintaan lain terkait data pribadi, Pengguna dapat menghubungi:

Untuk melindungi data Pengguna, Kami dapat meminta verifikasi identitas sebelum memproses permintaan yang berkaitan dengan data pribadi atau akun.